Fundacja Forum Dialogu to najstarsza polska organizacja pozarządowa stawiająca sobie za cel poprawę relacji polsko-żydowskich. Od 25 dzięki naszym działaniom gromadzimy wokół siebie osoby w kraju i zagranicą, dla których żydowska historia i dziedzictwo w Polsce mają ogromne znaczenie. Ta społeczność to Sieć Forum Dialogu – ludzie, którzy wspólnie piszą nowy rozdział polsko-żydowskiej historii. Naszą misją jest odbudowywanie i tworzenie nowych więzi pomiędzy współczesną Polską a społecznością żydowską na świecie. Wspieramy i łączymy osoby, które wierzą, że bogatą i złożoną polsko-żydowską historię należy badać, opisywać i upamiętniać z empatią, w duchu uczciwości i wzajemnego szacunku. Realizujemy projekty skierowane zarówno do polskich odbiorców jak i międzynarodowej społeczności. Nasz zespół liczy 17 osób. Poznaj nas tutaj.
Kogo szukamy?
Szukamy asystenta/asystentki biura i zarządu który/a wesprze nas w zadaniach związanych z obsługą sekretariatu oraz wsparciem zarządu fundacji. Na tym stanowisku będziesz miał/a okazję sprawdzić się w realizacji zadań z różnych obszarów oraz o zróżnicowanym poziomie trudności.
Twoja rola:
Jako asystent/asystentka biura i zarządu będziesz:
- zarządzać korespondencją przychodzącą i wychodzącą, czuwać nad obiegiem dokumentów, zamawiać wyposażenie i materiały biurowe, przyjmować i łączyć rozmowy telefoniczne, prowadzić ewidencję sprzętu, księgozbioru oraz materiałów etc.
- wspierać zespół programowy w realizacji projektów, w tym m.in. tworzyć, porządkować oraz archiwizować dokumentację projektową oraz obsługiwać wirtualne spotkania,
- wspierać codzienną pracę zespołu (np. prowadzenie kalendarza oraz obsługa wirtualnych spotkań zespołu) oraz rozwiązywać bieżące problemy pracowników i pracowniczek (zamawianie serwisu sprzętu, oprogramowania etc.)
- koordynować formalności związane z zatrudnianiem współpracowników oraz wynikające ze współpracy z dostawcami usług
- obsługiwać główną skrzynkę e-mail fundacji
- prowadzić kalendarz zarządu, czuwać nad organizacją spotkań wewnętrznych i zewnętrznych zarządu oraz koordynować komunikację między zarządem a zespołem Forum Dialogu
Podlegać będziesz dyrekcji oraz ściśle współpracować z koordynatorką biura.
Wymagania:
- bardzo dobra znajomość środowiska Windows oraz pakietu Office
- umiejętność poprawnego konstruowania wypowiedzi pisemnej
- otwartość na różnorodność i wielokulturowość w środowisku pracy
- dobra znajomość j. angielskiego
- kompetencje cyfrowe, tj. łatwość w przyswajaniu wiedzy z zakresu obsługi narzędzi i aplikacji wspierających pracę zespołu
- wykształcenie wyższe lub w trakcie ostatnich lat studiów
Szukamy osoby, która dobrze czuje się w organizowaniu i porządkowaniu przestrzeni oraz wspieraniu pracy innych osób. Pożądane cechy to zaangażowanie, bardzo dobra organizacja pracy oraz wysokie umiejętności komunikacyjne i współpracy w zespole. Szczególnie przydatna w wykonywaniu obowiązków będzie umiejętność pracy wielozadaniowej oraz priorytetyzacji zadań. Osoba na tym stanowisku powinna odznaczać się także dokładnością i odpowiedzialnością za przydzielone zadania. Chętnie nawiążemy współpracę z osobą, którą interesuje obszar administracji/zarządzania zasobami ludzkimi.
Dodatkowym atutem będzie:
- doświadczenie w organizowaniu pracy biura/prowadzeniu sekretariatu
- kierunkowe wykształcenie
- znajomość środowiska organizacji pozarządowych
- znajomość narzędzi i aplikacji umożliwiających komunikację zespołu, masową wysyłkę, prowadzenie spotkań online i zarządzanie relacjami z odbiorcami
