Forum Dialogu to najstarsza polska organizacja pozarządowa stawiająca sobie za cel poprawę relacji polsko-żydowskich. Od ponad 25 lat tworzymy społeczność osób z Polski i zagranicy, które troszczą się o relacje polsko-żydowskie i podtrzymywanie pamięci o Żydach w Polsce oraz wierzą, że bogatą i złożoną polsko-żydowską historię należy badać, opisywać i upamiętniać z empatią, w duchu uczciwości i wzajemnego szacunku. Ta społeczność to Sieć Forum Dialogu.
Sieć Forum Dialogu łączy osoby, które organizują uroczystości upamiętniające, nawiązują relacje z Ocalałymi i ich potomkami, dbają o ochronę dziedzictwa żydowskiego, przeciwdziałają antysemityzmowi, edukują oraz upowszechniają wiedzę o kulturze i historii żydowskiej, a także osoby, które wspierają te działania finansowo. Sieć zapewnia im poczucie wspólnoty oraz wsparcie rozwojowe i edukacyjne, a także przygotowuje do podejmowania dialogu.
Poznaj nasz zespół tutaj.
Kogo szukamy?
Szukamy asystenta/asystentki biura i zarządu który/a wesprze nas w zadaniach związanych z obsługą sekretariatu oraz wsparciem zarządu fundacji. Na tym stanowisku będziesz miał/a okazję sprawdzić się w realizacji zadań z różnych obszarów oraz o zróżnicowanym poziomie trudności.
Twoja rola:
Jako asystent/asystentka biura i zarządu będziesz:
- zarządzać korespondencją przychodzącą i wychodzącą, czuwać nad obiegiem dokumentów, zamawiać wyposażenie i materiały biurowe, obsługiwać połączenia telefoniczne oraz główną skrzynkę e-mail, prowadzić ewidencję sprzętu, księgozbioru oraz materiałów etc.
- wspierać codzienną pracę zespołu (np. prowadzenie kalendarza oraz obsługa stacjonarnych i wirtualnych spotkań zespołu) oraz odpowiadać na bieżące potrzeby oraz problemy pracowników i pracowniczek (zamawianie serwisu sprzętu, oprogramowania etc.)
- wspierać w organizacji wydarzeń związanych z działalnością Forum Dialogu oraz integracyjnych i szkoleniowych dla zespołu
- koordynować formalności związane z zatrudnianiem współpracowników oraz wynikające ze współpracy z dostawcami usług
- wdrażać nowozatrudnione osoby, zapoznawać je z narzędziami i procesami oraz pomagać w zaaklimatyzowaniu się w miejscu pracy
- wspierać działania usprawniające funkcjonowanie Forum Dialogu w obszarze IT (wpływ na rozwój technologiczny organizacji)
- obsługiwać i korzystać z narzędzi, takich jak home.pl, Google Workspace, Zoom, Autenti, Saldeo, Salesforce oraz narzędzi pakietu Office
- uczestniczyć w tworzeniu procedur administracyjnych i biurowych
- prowadzić kalendarz zarządu, czuwać nad organizacją spotkań wewnętrznych i zewnętrznych zarządu oraz koordynować komunikację między zarządem a zespołem Forum Dialogu
- realizować budżet zgodnie z założeniami i w ramach posiadanych uprawnień
- dbać o przestrzeń biurową.
Oczekiwania:
- bardzo dobra znajomość środowiska Windows, pakietu Office oraz Google Workspace
- umiejętność poprawnego konstruowania wypowiedzi pisemnej
- otwartość na proponowanie i wprowadzanie nowych rozwiązań
- otwartość na różnorodność i wielokulturowość w środowisku pracy
- dobra znajomość j. angielskiego
- kompetencje cyfrowe, tj. łatwość w przyswajaniu wiedzy z zakresu obsługi narzędzi i aplikacji wspierających pracę zespołu
- gotowość do pracy stacjonarnej w naszym biurze (możliwa okazjonalna praca zdalna).
Szukamy osoby, która dobrze czuje się w organizowaniu i porządkowaniu przestrzeni oraz wspieraniu pracy innych osób. Pożądane cechy to zaangażowanie, bardzo dobra organizacja pracy oraz wysokie umiejętności komunikacyjne i współpracy w zespole. Szczególnie przydatna w wykonywaniu obowiązków będzie umiejętność pracy wielozadaniowej oraz priorytetyzacji zadań. Osoba na tym stanowisku powinna odznaczać się także dokładnością i odpowiedzialnością za przydzielone zadania. Chętnie nawiążemy współpracę z osobą, którą interesuje obszar administracji/zarządzania zasobami ludzkimi.
Mile widziane:
- doświadczenie w organizowaniu pracy biura/prowadzeniu sekretariatu
- znajomość środowiska organizacji pozarządowych
- znajomość narzędzi i aplikacji umożliwiających komunikację zespołu, prowadzenie spotkań online i zarządzanie relacjami z odbiorcami
- zainteresowanie tematem historii i współczesnych relacji polsko-żydowskich.